формирование 2-НДФЛ в 1С:Бухгалерии 8
Формирование 2- НДФЛ
в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
Материалы актуальны на 11.03.2016 года.
Примеры выполнены на релизе 3.0.43.137
Перепечатка статьи разрешается с указанием автора и ссылкой на первоисточник.
Многие пользователи программ 1С при формировании Справки о доходах физических лиц 2-НДФЛ столкнулись с тем, что зарплата выплачена, НДФЛ вроде как начислен, удержан и перечислен, остатков на счете 70 и 68.01 нет, но в справке 2-НДФЛ сумма исчисленного налога не равна сумме налога удержанного и (или) сумме налога перечисленного.
Для того чтобы понять как и из-за чего это могло произойти, прежде всего надо разобраться в учетных регистрах НДФЛ.
Особенностью программ 1С:Предприятия 8 и в частности 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0, в части учета НДФЛ, является то, что учет данного налога ведется не на счетах бухгалтерского учета, а на специальных регистрах накопления. И если мы например сделаем проводку ручной операцией Д70 К68.01, то данная сумма не только не отразится ни в одном отчете по НДФЛ, но даже и заработная плата при формировании ведомости на выплату не уменьшится на сумму НДФЛ.
Для того, чтобы понять как заполняется справка 2-НДФЛ в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0, обратимся к схеме на рис. 1.
рис. 1
Для учета исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ предназначены 2 основных регистра накопления и один «вспомогательный» регистр накопления.
Основными регистрами являются: Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.
Рассмотрим порядок взаимодействия этих регистров НДФЛ в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
При проведении документов по начислению доходов (Начисление заработной платы, Отпуск или Больничный лист) у наших сотрудников появляется начисленный доход и обязанность по уплате налога на доходы физических лиц с данного дохода. Данные об исчисленном налоге формируется по каждому сотруднику в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Итоговые данные по этому регистру по каждому сотруднику за определенный налоговый период и отражается в Разделе 5 Справки 2-НДФЛ как Сумма налога исчисленная.
В соответствии со Статьей 226 НК РФ организации и индивидуальные предприниматели должны не только исчислить сумму НДФЛ с доходов физических лиц, но и удержать эти суммы при выплате дохода, а так же перечислить удержанные суммы в бюджет РФ как налоговые агенты.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 при выплате заработной платы при проведении документа Списание с расчетного счета или Расходного кассового ордера, программа «ищет» доход по каждому сотруднику в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и если находит, то делает запись в данный регистр с Видом движения Расход на сумму исчисленного НДФЛ.
Этим же документом на эту сумму делается запись с Видом движения Приход в регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.
Т.е. у налогоплательщика (сотрудника) обязанность по уплатой НДФЛ закончилась и теперь после удержания данного налога из дохода сотрудников обязанность по перечислению НДФЛ в бюджет появилась у налогового агента, т. е. у нашей организации.
Итоговые суммы Прихода в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по каждому сотруднику и отражаются в Разделе 5 Справки 2-НДФЛ как Сумма налога удержанная.
Для перечисления НДФЛ в бюджет предназначен документ Списание с расчетного счета с Видом операции Уплата налога.
Данный документ «ищет» суммы удержанного НДФЛ по каждому сотруднику и сопоставляет с суммой НДФЛ, которою мы уплачиваем в бюджет.
Обратите внимание, что мы перечисляем НДФЛ в бюджет одной суммой, без указания физических лиц с которых мы удержали этот налог. Поэтому если в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом есть остатки по сотрудникам, то сумма НДФЛ перечисляемая документом уплаты НДФЛ будет распределена пропорционально между всеми сотрудниками по которым есть остатки.
И если мы думаем, что мы уплачиваем НДФЛ за конкретного сотрудника (который например увольняется или уходит в отпуск), то увы, это не так. Сумма НДФЛ будет распределена между всеми сотрудниками у которых был удержан, но ещё не перечислен НДФЛ в бюджет.
Итоговые суммы Расхода в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по каждому сотруднику и отражаются в Разделе 5 Справки 2-НДФЛ как Сумма налога перечисленная.
Ну и осталось разобраться для чего же нам нужен «вспомогательный» регистр накопления Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению).
Данный регистр используется в том случае, если документ перечисления НДФЛ не нашел достаточной суммы в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Например при загрузке выписок банка из банк-клиента может получиться так, что документ Списание с расчетного счета на уплату НДФЛ будет раньше, чем документы Списание с расчетного счета на выплату заработной платы.
В этом случае документ перечисления НДФЛ не найдя необходимых записей в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, сделает Приход в регистр Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению).
Если есть суммы уплаченного НДФЛ за этот же период в данном регистре, то документ перечисления заработной платы сделает запись в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ ни только в Приход, но и одновременно в Расход на сумму ранее уплаченного НДФЛ налоговыми агентами (к распределению). Таким образом данный НДФЛ отразится в Разделе 5 Справки 2-НДФЛ и как удержанный и как перечисленный.
Рассмотрим как это всё выглядит в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0.
Пример 1:
Организация начала деятельность в декабре 2014 года и 01.12.2014 года на должность генерального директора с окладом 100 000 рублей назначен Сальдин Владимир Петрович.
31.12.2014 начислена заработная плата.
12.01.2015 заработная плата перечислена на банковскую карточку сотрудника полностью, НДФЛ перечислен в бюджет.
Документ Начисление зарплаты помимо бухгалтерских проводок Д26 К70 и Д70 К68.01, сформирует запись в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Приход на сумму исчисленного НДФЛ 13 000 рублей (см. рис.2).
рис. 2
Документ Ведомость в банк проводок по НДФЛ не формирует.
На основании Ведомости сформируем Платежное поручение в банк, которое тоже не формирует проводок, и на основании Платежного поручения сформируем документ Списание с расчетного счета.
Документ Списание с расчетного счета помимо бухгалтерских проводок Д70 К51 сформирует записи в регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Приход за Месяц начисления Декабрь 2014 на сумму 13 000 руб и в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Расход на сумму удержанного НДФЛ 13 000 рублей (см. рис 3).
рис. 3
Для перечисления НДФЛ в бюджет предназначен документ Списание с расчетного счета с Видом операции Уплата налога, который помимо бухгалтерской проводки Д68.01 К51 сформирует записи в регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Расход на сумму перечисленного налога и 2 взаимоисключающие записи в регистр Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению) с Видом движения Приход и Расход (см. рис. 4).
рис. 4
Пример 2.
С 12 января 2015 года принимаем на работу главным бухгалтером Бульдина Алексея Викторовича с окладом 80 000 рублей.
22.01.2015 выплачиваем аванс за февраль в размере 40 000 каждому сотруднику через банк.
30.01.2015 начисляем заработную плату.
12.02.2015 заработная плата перечислена на банковскую карточку сотрудника полностью, НДФЛ перечислен в бюджет.
Для выплаты аванса на карточки сотрудников в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 предназначен документ Ведомость в банк, где в реквизите Выплачивать устанавливаем Аванс.
На основании Ведомости формируем Платежные поручения на перечисление заработной платы работнику, и на основании платежных поручений формируем документы Списания с расчетного счета.
Вышеперечисленные документы не формируют проводок по регистрам НДФЛ, так как аванс не является доходом сотрудника.
Начисление заработной платы вводим документом Начисление зарплаты, который делает 2 записи в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Приход на суммы исчисленного НДФЛ по каждому сотруднику (см. рис 5)
рис. 5
При выплате зарплаты документами Списание с расчетного счета формируются записи в регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с видом движения Расход и Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с Видом движения Приход.
При перечислении НДФЛ в бюджет, сумма перечисления распределяется между сотрудниками по которым есть остатки в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (см. рис. 6).
рис. 6.
Проведём эксперимент:
Перечислим в бюджет НДФЛ только за Сальдина 13 000 рублей.
Как видим, в регистре Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ будет отражен Расход по сотрудникам и Сальдин — 7 222 рубля, и Бульдин — 5 778 рублей. Т.е сумма всё равно распределилась пропорционально удержанному НДФЛ у всех сотрудников.
Второй эксперимент:
Предположим, что мы ошиблись и в документе уплаты НДФЛ указали налог не за Январь 2015, а за Декабрь 2014 года.
Вот в этом случае программа не найдет сумм удержанных у сотрудников за декабрь 2014 (мы весь НДФЛ за декабрь 2014 года удержали и перечислили в бюджет ещё в январе) и вместо записей в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ, будет сделана запись в регистр Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению) с Видом движения Приход.
К чему это приведет?
Это приведет к тому, что эта сумма никогда не попадет в Справку 2-НДФЛ, так как по ней нет движения по регистру Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом Расход и никогда не будет, так как регистр Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению) будет ждать документа выплаты заработной платы за декабрь 2014 года, а мы уже за декабрь 2014 года всё выплатили.
При этом обратите внимание, что и по счету 70 и по счету 68.01 у нас всё красиво закрылось.
Пример 3
В феврале Сальдин Владимир Петрович пишет заявление на предоставление ему вычета на ребенка с 01.01.2015 года.
20.02.2015 выплачиваем плановый аванс.
27.02.2015 начисляем зарплату
12.03.2015 заработная плата перечислена на банковскую карточку сотрудника полностью, НДФЛ перечислен в бюджет
В данном пример я хочу обратить внимание на отражение Стандартного вычета на ребенка, в случае если за прошедшие месяцы мы не учли этот вычет.
Так как стандартный вычет предоставляется за все месяца налогового периода с начала года, то получается, что у Сальдина Владимира Петровича НДФЛ был излишне исчислен, удержан и перечислен в бюджет (было удержано 13 000 рублей, а фактически налог за январь составил (100 000 — 1 400) х13% = 12 818, т. е. разница составляет 182 рубля).
И так как эта разница относится к доходы за январь 2015 года, то в документе Начисление зарплаты за февраль на закладке НДФЛ мы и увидим эти минус 182 рубля (см. рис.7).
рис. 7
После выполнения Примера 3, давайте разберём, как можно посмотреть движения по регистрам НДФЛ за определенный период и в разрезе сотрудников и в разрезе месяцев начисления.
Для этого можно воспользоваться Универсальным отчетом (Меню Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет)
Для того, чтобы посмотреть всё ли мы правильно удержали у сотрудников, надо построить Универсальный отчет по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Установим Период с 13.01.2015 по 29.04.2015.
Нажав на кнопку Показать настройки на закладке Группировки нужно добавить поля Физическое лицо и Дата получения дохода (см. рис 8).
рис. 8
В результате мы видим итоговые суммы по сотрудникам в колонке Приход, которые и будут отражены в Разделе 5 справки 2-НДФЛ как Сумма налога исчисленная.
рис. 9
Далее сформируем Универсальный отчет по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с группировкой по Физическим лицам и Месяц налогового периода.
В данном отчете в колонке Приход мы увидим суммы НДФЛ удержанные из доходов сотрудников и в колонке Расход суммы перечисленного НДФЛ в разрезе сотрудников и месяцев налогового периода.
рис. 10
Именно из этих отчетов можно понять почему по некоторым сотрудникам суммы начисленного, удержанного и перечисленного налога в справке 2-НДФЛ не равны, хотя по счетам 70 и 68.01 всё сходится.
Причин такого не равенства может быть много. Но самая распространенная — это нарушение последовательности ввода документов (ввод или изменение документов задним числом без перепроведения более поздних связанных документов).
Проведем эксперимент.
Сделаем документ Начисление зарплаты за январь не проведенным, потом препроведем все документы обработкой Групповое перепроведение документов, после чего проведем документ Начисление зарплаты за январь.
Теперь если мы посмотрим оборотно-сальдовые ведомости по счетам 70 и 68.01, то увидим, что у нас всё хорошо: зарплата вся выплачена, НДФЛ весь удержан и перечислен в бюджет, сальдо по счетам 70 и 68.01 отсутвсует.
Но если мы сформируем Универсальный отчет по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ с группировкой по Физическим лицам и Дате получения дохода, то увидим, что удержанный налог за январь не удержан. И в справке 2-НДФЛ мы увидим тоже самое. (см. рис. 11).
рис. 11
В нашем эксперименте всё встанет на свои места после запуска обработки Группового перепроведение документов.
Но к сожалению перепроведение документов с помощью этой обработке не всегда даст положительный результат, а иногда и наоборот может сбить ранее выверенные данные по НДФЛ.
Это связано с тем, что бывают случаи, когда надо не просто перепровести заново документы с строгой последовательности, ещё их и перезаполнять документы.
И ещё один важный момент, который приводит к ошибка в учете НДФЛ: это правильный ввод начальных остатков в программу по счету 68.01.
Если мы начинаем вести учет в программе 1С:Бухгалтерия 8 не с начала деятельности организации, то необходимо ввести начальные остатки по счетам и регистрам.
Для этого используется Помощник ввода начальных остатков.
Но к сожалению этот при вводе остатков по счетам 70 и 68.01 не делает записей в регистры по зарплате и НДФЛ.
Так в частности, если на 31 декабря у нас есть начисленная зарплата за декабрь и исчисленный НДФЛ, то помимо остатков по счету 70 в разрезе сотрудников и остатка на счете 68.01 общей суммой, необходимо с помощью ручной операцией ввести остатки в регистрах по заработной плате и остатки в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ по каждому сотруднику. Если этого не сделать, то документ выплаты зарплаты в январе просто не увидит исчисленный НДФЛ за декабрь.
В дополнение к этой статье я рекомендую скачать и посмотреть видеоматериалы по проблемам НДФЛ в зарплатных программах, в частности Зарплата и Управление Персоналом 2.5. Некоторые освещенные проблемы могут возникнуть и в программах 1С:Бухгалтерия редакции 2.0 и 3.0.
Видеоматериалы предоставлены компанией ПрофБух8 http://www.profbuh8.ru/
Желаю успехов,
Сергей Голубев